Organizacija vremena – Elementi

Organizacija vremena ima nekoliko segmenata: postavljanje ciljeva, određivanje prioriteta, upravljanje prekidima, odugovlačenje i pravljenje rasporeda. Pre nego što pređete na objašnjenje ovih elemenata, dobro bi bilo da uradite test. U nastavku je 15 pitanja koja će vam pomoći da uvidite kako stojite sa organizacijom vremena i to u kojim aspektima.  Ako ipak ne želite da radite test, pređite odmah na tekst ispod bodovanja. Ova procena organizacije vremena boduje se sveukupno, ali i po grupama pitanja kako ćete videti ispod rezultata. Papir i olovka i počnite!

Test organizacije vremena

Pitanje Veoma retko Retko Ponekad Često Veoma često
1. Da li je ono što radite u toku dana za vas od velike važnosti? A B C D E
2. Da li Vam se dešava da završavate poslove u poslednjem trenutku, ili da vam je potrebno produženje roka? A B C D E
3. Da li ostavljate vreme za planiranje vremena? A B C D E
4. Da li znate koliko vremena trošite na poslove koje radite u toku dana? A B C D E
5. Koliko često vas neko/nešto prekida u poslu koji radiate? A B C D E
6. Da li postavljate ciljeve, kako biste mogli da odlučite na kojim aktivnostima treba da radite? A B C D E
7. Da li ostavljate “rezervu” vremena u svom rasporedu za nepredviđene okolnosti? A B C D E
8. Da li znate da li su aktivnosti kojima se bavite velike, srednje ili male važnosti? A B C D E
9. Kada dobijete novi zadatak, da li ga analizirate po važnosti i da li mu dodeljujete prioritet u skladu sa tim? A B C D E
10. Da li ste pod stersom zbog rokova i obećanja? A B C D E
11. Da li vas neko/nešto prekida dok radite na ključnim zadacima? A B C D E
12. Da li morate da radite i van predviđenog vremena kako biste stigli sve da završite? A B C D E
13. Da li vaša lista obaveza ili plan akcije imaju prioritete? A B C D E
14. Da li redovno utvrđujete prioritete sa vašim šefom? A B C D E
15. Pre nego što počnete nešto da radite, da li utvrdite vrede li rezultati tog rada uloženog vremena i truda? A B C D E

Bodovanje odgovora i rezultat

Pitanje A B C D E
1 1 2 3 4 5
2 5 4 3 2 1
3 1 2 3 4 5
4 1 2 3 4 5
5 5 4 3 2 1
Pitanje A B C D E
6 1 2 3 4 5
7 1 2 3 4 5
8 1 2 3 4 5
9 1 2 3 4 5
10 5 4 3 2 1
Pitanje A B C D E
11 5 4 3 2 1
12 5 4 3 2 1
13 1 2 3 4 5
14 1 2 3 4 5
15 1 2 3 4 5

Rezultat ukazuje na vaš stepen organizacije vremena. Ipak, pogledajte bodove po sekcijama kako bi znali da li treba šta još možete da poboljšate.

Bodovi Komentar
46-75 Efektno organizujete svoje vreme.
31-45 Dobri ste u pojedinim stvarima, ali u drugima imate još prostora za poboljšanje. Fokusirajte se na najslabije aspekte prema parcijalnom bodovanju.
15-30 Uf. Dobra vest je da imate priliku da popravite svoju efektivnost na poslu i da se uputite ka dugoročnom uspehu.

Postavljanje ciljeva

(Pitanja 6, 10, 14, 15)
Kako bi organizovali svoje vreme efektno, morate postaviti ciljeve. Kada znate gde idete, onda je mnogo lakše definisati i šta treba da uradite da biste tamo stigli. Bez postavljanja ciljeva, gubićete vreme u zbrci, ne znajući šta je važnije da završite.

Određivanje prioriteta

(Pitanja 1, 4, 8, 9, 13, 14, 15)
Odlučivanje važnosti svega što treba da uradite je veoma bitno.Bez toga, može se desiti da radite veoma mnogo, ali bez postizanja rezultata, jer ono čemu posvećujete vreme nije od strateške važnosti. Većina ljudi ima neku vrstu spiska obaveza. Problem sa mnogim ovakvim listama je nepostojanje usklađenosti ili razloga, što za posledicu ima i da je sam rad na osnovu ovih lista podjednako nestruktuiran. Kako bi radili efektno, potrebno je da radite na najvažnijim zadacima.

Upravljanje prekidima

(Pitanja 5, 9, 11, 12)
Imati plan sa prioritetima je jedan element organizacije vremena. Sledeći element je smanjiti prekide tokom rada u toku dana. Telefonski pozivi, pitanja, poruke, elektronska pošta, neočekivane situacije… Neke od tih situacija zahtevaju momentalnu reakciju, međutim većina ipak nije toliko hitna.

Odugovlačenje

(Pitanja 2, 10, 12)
“To ću kasnije da završim” veoma opasno iskušenje. Posle dovoljno “kasnije” rečenica, obaveze se toliko nagomilaju, da svaki zadatak deluje nesavladiv. Prvi korak je da uhvatite sebe kada odugovlačite. Drugi je da saznate zašto to radite – možda se plašite neuspeha? Možda ne znate kako da počnete? Možda vam je tematika dosadna?

Pravljenje rasporeda

(Pitanja 3, 7, 12)
Veliki deo organizacije vremena svodi se na efektivan raspored obaveza u vremenu. Značajno je da u svoj raspored uvrstite, osim najvažnijih zadataka i obaveza, vreme koje dozvoljava nepredviđene okolnosti i prekide, odmor ili predah, vreme i ostale sitnice koje vam svakodnevno oduzimaju vreme (link na prvi tekst).

Zaključak

Organizacija vremena je neophodna veština čija primena omoućava struktuiranost i efektivnost u radu, i pronalaženje smisla. Nikada nećemo moći da postignemo apsolutno sve što želimo, ali dobrom organizacijom možemo postići bar ono što nam je najvažnije.

Autor: Milana M.

*Delovi teksta preuzeti sa sajta http://www.mindtools.com/

1 reply

Trackbacks & Pingbacks

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Ostavite odgovor

Vaša adresa e-pošte neće biti objavljena. Neophodna polja su označena *